Cómo pagarle a una agencia en México desde EE.UU.: métodos, W-8 y factura en dólares
Escrito por el equipo de Dizayn
Actualizado
En resumen
- PayPal dice que pagar una compra es gratis para el comprador, salvo la conversión de moneda; la comisión la paga quien recibe.
- El W-8BEN es para personas físicas extranjeras y el W-8BEN-E para entidades extranjeras. Se entrega a quien paga, no al IRS.
- La factura debe venir en USD, con el monto acordado: el tipo de cambio no debería ser tu problema.
¿Cómo se le paga a una agencia en México desde Estados Unidos?
Lo más común es pagar con PayPal (tarjeta), transferencia bancaria internacional (wire) o stablecoins como USDC. Antes del primer pago, la agencia te entrega el formulario W-8 del IRS que le corresponde, y cada factura llega en dólares. Con eso tu equipo de finanzas tiene lo necesario para registrar el gasto.
El orden práctico es este:
- Firmas el contrato (en inglés, con alcance, precio en USD y forma de pago).
- La agencia te entrega el W-8 que le aplica.
- Recibes la factura en USD.
- Pagas con el método acordado y guardas el comprobante con la factura.
¿Qué método de pago conviene más?
Depende de qué valoras: comodidad, costo o velocidad. PayPal es el más simple si pagas con tarjeta; la transferencia es la opción clásica para montos grandes; las stablecoins son rápidas si tu empresa ya las maneja. Ninguno es mejor en todos los casos, y las comisiones las cobra cada plataforma o banco, no la agencia.
| Método | Qué cobra (según la fuente) | Ventaja | Cuidado con |
|---|---|---|---|
| PayPal | Gratis para el comprador, salvo conversión de moneda | Pagas con tarjeta, sin saldo | Usar la opción de compra, no la de amigos y familia |
| Transferencia (wire) | Lo define tu banco | Estándar en pagos B2B | Pide a tu banco su tarifa de envío internacional |
| Wise | Tipo de cambio medio del mercado más una comisión mostrada antes | Transparencia en el costo | Confirma que el proveedor recibe en esa moneda |
| Stablecoins (USDC, USDT) | Comisión de la red, variable | Llega en minutos | Que tu contador sepa cómo registrarlo |
PayPal
PayPal indica que es gratis usar PayPal para pagar una compra; solo aplica un margen si hay conversión de moneda. La comisión la paga el negocio que cobra. Como referencia, la página de tarifas para negocios en EE.UU. lista 3.49% más $0.49 por PayPal Checkout y 1.50% adicional para transacciones comerciales internacionales. Una agencia mexicana paga las tarifas de PayPal México, que pueden ser distintas.
Un detalle: el envío internacional a "amigos y familia" tiene su propia comisión de 5% (mínimo $0.99, máximo $4.99) y no es para pagar proveedores. Usa siempre la opción de pago por bienes o servicios.
Transferencia bancaria (wire)
Es la opción tradicional para pagos B2B. Tu banco cobra su propia tarifa por envío internacional y puede aplicar un tipo de cambio si conviertes a pesos. Si la factura es en USD y envías dólares, evitas esa conversión de tu lado. Pide a la agencia los datos bancarios por escrito y confírmalos por un segundo canal antes de enviar.
Wise
Wise dice que usa el tipo de cambio medio del mercado y una comisión pequeña que se muestra por adelantado. Funciona como una forma más barata de hacer la transferencia: el dinero llega a la cuenta bancaria del proveedor.
Stablecoins (USDC y USDT)
Circle, el emisor de USDC, dice que USDC se puede canjear 1:1 por dólares. Llega en minutos y el costo es la comisión de la red. Antes de pagar así, pregunta a tu contador cómo lo va a registrar.
¿W-8BEN o W-8BEN-E: cuál aplica?
Depende de quién recibe el pago. El W-8BEN es para una persona física extranjera; el W-8BEN-E lo usan las entidades extranjeras, como una empresa, para documentar su estatus. No eliges tú: lo llena el proveedor según su situación, y tu empresa lo guarda en su archivo. No se envía al IRS.
| W-8BEN | W-8BEN-E | |
|---|---|---|
| Quién lo llena | Persona física extranjera | Entidad extranjera |
| Para qué sirve | Certificar que no es persona de EE.UU. | Documentar el estatus de la entidad |
| A quién se entrega | A quien lo pide (el pagador) | A quien lo pide (el pagador) |
Las instrucciones del W-8BEN son claras: "no envíes el formulario al IRS", dáselo a quien te lo pidió. También dicen que una entidad extranjera debe usar el W-8BEN-E. En Dizayn llenamos el formulario W-8 que nos corresponde y te lo entregamos antes de la primera factura.
¿Por qué un proveedor extranjero normalmente no recibe un 1099?
Porque el 1099-NEC es parte del sistema de reportes domésticos. El IRS pide un W-9 a los contratistas de EE.UU. y usa el 1099-NEC para reportar lo que se les pagó. El W-8BEN sirve justamente para reclamar una excepción a ese reporte doméstico.
Según las instrucciones del IRS, el W-8BEN se usa para "establecer que no eres una persona de EE.UU." y para reclamar una excepción al reporte de información doméstico y a la retención de respaldo. Lo que sí existe para pagos a extranjeros es el Formulario 1042-S: lo presenta el agente de retención y reporta montos de fuente estadounidense pagados a personas extranjeras.
Si un pago a una agencia que trabaja desde México cuenta como de fuente estadounidense, y si te toca presentar un 1042-S, es una pregunta para tu contador. Esta guía no es asesoría fiscal.
¿La factura debe venir en dólares?
Sí, y debe coincidir con el monto del contrato. Si la agencia factura en pesos, el riesgo del tipo de cambio pasa a tu lado y cada mes pagas una cifra distinta. Una factura en USD te deja comparar presupuesto contra gasto real sin ajustes.
Revisa que cada factura incluya:
- Nombre legal del proveedor y país.
- Número de factura y fecha.
- Descripción del servicio y periodo (por ejemplo, SEO de octubre).
- Monto en USD y método de pago aceptado.
¿Qué debe decir el contrato antes de pagar?
Lo mínimo es alcance, precio, forma de pago y quién es dueño de qué. Si algo de esto no está por escrito, la primera discusión va a ser por eso. Un contrato en inglés también facilita que tu contador o tu abogado lo revisen sin traducción.
- Alcance: qué incluye y qué no (páginas, idiomas, número de revisiones).
- Precio y moneda: monto en USD y si es por proyecto o mensual.
- Forma y calendario de pago: método y fechas.
- Propiedad: el dominio a tu nombre y la entrega de accesos y archivos. En los sitios de Dizayn el hosting administrado está incluido y el dominio queda a nombre del cliente.
- Papeleo: el compromiso de entregar el W-8 antes de la primera factura.
- Salida: cómo se termina el contrato y qué recibes al terminar.
Si estás comparando opciones, lee también cuánto cobra una agencia mexicana y nearshore vs. offshore vs. agencia en EE.UU..
¿Quieres ver números concretos? Revisa nuestros precios o escríbenos y te confirmamos el método de pago que mejor le funcione a tu equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué métodos de pago acepta Dizayn?
- PayPal (con tarjeta de crédito o débito) y transferencia bancaria internacional (wire). Todas las facturas son en dólares y el contrato es en inglés.
- ¿Puedo pagar con la tarjeta de crédito de mi empresa?
- Sí, a través de PayPal. No necesitas tener saldo en una cuenta de PayPal: pagas con la tarjeta como en cualquier compra en línea, y el cargo aparece en tu estado de cuenta como un pago a proveedor.
- ¿Qué pasa si un proveedor extranjero no me entrega el W-8?
- Según el IRS, si no puedes documentar el estatus del proveedor, las reglas de presunción te obligan a tratarlo como una persona estadounidense no exenta. Eso puede complicarte la contabilidad, así que pide el formulario antes de la primera factura y no después.
- ¿Cada cuánto se renueva el W-8?
- Las instrucciones del IRS dicen que el W-8BEN generalmente sigue vigente desde la firma hasta el último día del tercer año calendario siguiente, salvo que cambien las circunstancias. Tu contador puede pedir uno nuevo cuando venza.
- ¿Puedo hablar con la agencia en español aunque el contrato sea en inglés?
- Sí. En Dizayn el contrato y las facturas están en inglés para que tu contador y tu banco los entiendan sin traducción, pero las llamadas, los correos y las revisiones pueden ser en español, en inglés o en los dos.